Examen du lieu de travail Autotask

Autotask est une solution efficace et puissante pour la synchronisation et le partage de fichiers au niveau de l'entreprise. Elle est conçue pour offrir une sécurité et une flexibilité accrues aux petites, moyennes et grandes entreprises. Avec Autotask, les entreprises pourront garder le contrôle de leurs données, tout en les gardant sécurisées et accessibles à tout moment. Autotask Workplace prend en charge la collaboration, ce qui en fait également une option appropriée pour maintenir la productivité. Il intègre des fonctions de sécurité avancées telles que la gestion des documents mobiles et la sécurité des appareils. Les administrateurs ont le pouvoir d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs, ce qui garantit que les données de l'entreprise restent sécurisées et contrôlées, même en cas de départ d'un employé ou de perte ou de vol d'un appareil. Dans cet article, nous allons en savoir plus sur ce service.

Pourquoi les entreprises devraient-elles considérer Autotask Workplace ?

Les solutions grand public n'offrent pas le niveau de support qu'un service comme Autotask peut offrir. Fondé en 2001, Autotask Workplace est idéal pour les entreprises de plus de 5 employés et les petites entreprises qui ont besoin d'une assistance pour les fichiers multimédias lourds. Le service s'adapte aux besoins de l'entreprise et facilite l'ajout et la suppression de permissions. Il offre des fonctionnalités cruciales pour les entreprises, notamment une sécurité élevée, un accès aux données en déplacement et des capacités de partage de fichiers.

Caractéristiques

La sécurité est l'un des aspects les plus importants de la gestion des données, en particulier pour les entreprises, car laisser des fichiers critiques sans protection peut entraîner des pertes et des conséquences dévastatrices pour l'entreprise. Les fichiers des entreprises sont confrontés à différentes menaces, notamment le vol, les pirates informatiques, la perte de données et l'accès non sécurisé aux données. S'il est important de veiller à ce que les informations soient disponibles en cas de besoin, la sécurité est essentielle pour éviter ces menaces.

Autotask comprend que les entreprises ont besoin de partager des données avec l'extérieur. C'est pourquoi il offre une sécurité forte, mais aussi la possibilité de partager des informations d'une manière simple et sûre. Vous pouvez envoyer de la documentation à des clients potentiels, des contrats et d'autres informations sans mettre les données en danger. Il est également possible d'accéder à des documents depuis l'extérieur du réseau de l'entreprise, tout en conservant un niveau de sécurité élevé. L'accès à distance par VPN ou FTP est pris en charge.

Garantir la sécurité et la confidentialité des données est l'un des points forts d'Autotask. L'entreprise propose des centres de données de pointe (aux États-Unis, au Canada et en Europe) qui sont conformes à la législation locale. Elle propose également un bon ensemble de fonctions de sécurité, notamment l'authentification à deux facteurs, le contrôle d'accès basé sur les rôles par utilisateur en fonction du contenu ou de l'appareil, ainsi que l'approbation et la suppression d'appareils individuels. Autotask tient également compte de l'importance de pouvoir accéder aux données en déplacement, c'est pourquoi il prend en charge la mobilité intégrée.

Les principales plateformes telles qu'Android, iOS et Windows sont prises en charge. Vous pouvez accéder aux données hors ligne et contrôler en détail les informations synchronisées et les utilisateurs qui peuvent accéder aux dossiers partagés. Si l'ordinateur portable d'une entreprise contenant des fichiers importants disparaît ou est volé, les administrateurs peuvent supprimer toutes les données à l'aide de la fonction d'effacement à distance. Cela garantit que les fichiers et dossiers confidentiels ne sont pas accessibles à des tiers. En outre, Autotask offre une intégration de sauvegarde dans le nuage avec des sauvegardes en temps réel qui permettent aux utilisateurs d'ajouter des données de leurs appareils aux tâches de sauvegarde.

L'édition de documents mobiles est également possible grâce à l'intégration avec Google Docs et Office 365, ce qui permet d'éditer des documents à partir de n'importe quel appareil. Vous pouvez verrouiller les fichiers pendant qu'ils sont modifiés en ligne afin d'éviter toute confusion entre les différentes copies. Les fonctions de synchronisation des fichiers fonctionnent de la même manière que les services de stockage en nuage grand public. Lorsque le logiciel est exécuté sur l'ordinateur, l'appareil mobile ou le serveur cible, un dossier est créé et devient le point principal pour la synchronisation des données. Toutes les données contenues dans ce dossier sont transférées vers le nuage d'Autotask, ce qui garantit qu'elles peuvent être distribuées à différents utilisateurs et à d'autres appareils associés au service.

Avec Autotask, vous pouvez synchroniser un nombre illimité de fichiers et il n'y a aucune restriction quant à leur taille. Les nouveaux projets peuvent être synchronisés automatiquement sur les appareils personnels, mais vous pouvez également ajuster les paramètres pour qu'Autotask vous demande avant d'effectuer une action ou synchroniser toutes les données manuellement. Si vous avez beaucoup de fichiers à synchroniser, vous pouvez utiliser une fonction appelée LAN sync, qui garantit que les fichiers sont synchronisés rapidement entre les appareils d'un même réseau. Bien entendu, Autotask prend également en charge le partage de fichiers, une fonction essentielle pour les entreprises.

Il peut être difficile de trouver un moyen efficace et pratique de partager des fichiers, mais Autotask est prêt à simplifier les choses lorsqu'il s'agit de distribuer des données. Vous serez en mesure d'envoyer des fichiers volumineux à vos clients ou de vous assurer que les projets et les fichiers volumineux sont correctement mis à jour. Les fichiers peuvent être partagés de deux manières principales : en créant un fichier public ou en mettant en place un espace de partage privé. Le lien public peut être créé à partir de l'interface web ou d'une application mobile. La salle de partage privée est une autre option pratique qui vous permettra de partager des fichiers ou des dossiers avec les membres de l'équipe qui ont accès à Autotask Workplace.

La collaboration est un autre élément clé d'Autotask Workplace, car c'est ce qui permet aux entreprises de maintenir leur productivité à un niveau élevé. Les utilisateurs peuvent travailler sur le même projet grâce à l'option de partage. Il est possible de partager un projet via le bureau, en donnant accès au dossier à l'aide de l'interface web. Les administrateurs ont un contrôle fort sur un dossier partagé et peuvent gérer efficacement l'accès aux données qu'il contient. Les administrateurs peuvent accorder un accès complet aux membres de l'équipe ou ils peuvent définir des autorisations limitées telles que la création et la modification ou la lecture seule. Autotask offre également des options de sauvegarde dans le nuage, de reporting et d'audit.

Conclusion

Autotask Workplace est une solution efficace pour les entreprises qui souhaitent améliorer la façon dont elles gèrent leurs données. Il donne aux administrateurs beaucoup de pouvoir pour gérer l'accès et les permissions d'éditer les données. Il s'agit d'un outil qui permet un contrôle technique avancé, mais qui est suffisamment simple pour que tout le monde puisse le gérer. La solution couvre tous les aspects importants de la gestion des données dans le nuage au niveau de l'entreprise. Le logiciel (en particulier l'application iOS) offre une grande qualité et peut aider les entreprises à travailler sur leurs projets de manière plus efficace.