Examen du lieu de travail Autotask

Autotask is an efficient and powerful solution for file syncing and sharing at an enterprise level. It is designed to support enhanced security and flexibility for small, medium or large businesses. With Autotask, companies will be able to stay in control of their data, while keeping it secure and accessible whenever needed. Autotask Workplace supports collaboration, making it also a suitable option to maintain productivity. It integrates advanced security features like Mobile Document management and device security. Admins have the power to add or remove users, ensuring that the company’s data is kept secure and controlled, even if an employee leaves or a device is lost or stolen. In this review, we’ll find out more about this service.

Pourquoi les entreprises devraient-elles considérer Autotask Workplace ?

Consumer solutions don’t provide the level of support that a service like Autotask can offer. Established in 2001, Autotask Workplace is ideal for business with over 5 employees and smaller business that need support for heavy media files. The service adapts to a company’s needs and it makes adding and removing permissions simple. It offers crucial features for companies including high security, access to data on the go and file sharing capabilities.

Caractéristiques

Security is one of the most important aspects of data management, specially for companies as leaving critical files unprotected could result in losses and devastating consequences for the business. Companies’s files face different threats including theft, hackers, data loss and insecure access to data. While it is important to ensure that the information is available when needed, security is essential to avoid any of these threats.

Autotask understands that businesses need to share data externally. This is why it offers strong security, but also the possibility of sharing information in a simple and safe way. You can send documentation to potential clients, contracts and other information without putting the data at risk. It is also possible to access documents from outside the company’s network, while keeping a high level of security. VPN or FTP for remote access are supported.

Garantir la sécurité et la confidentialité des données est l'un des points forts d'Autotask. L'entreprise propose des centres de données de pointe (aux États-Unis, au Canada et en Europe) qui sont conformes à la législation locale. Elle propose également un bon ensemble de fonctions de sécurité, notamment l'authentification à deux facteurs, le contrôle d'accès basé sur les rôles par utilisateur en fonction du contenu ou de l'appareil, ainsi que l'approbation et la suppression d'appareils individuels. Autotask tient également compte de l'importance de pouvoir accéder aux données en déplacement, c'est pourquoi il prend en charge la mobilité intégrée.

There is support for major platforms such as Android, iOS and Windows. You can get offline access to the data get detailed control over the information that is synced and the users who can access the shared folders. If a company’s laptop containing important files goes missing or is stolen, admins can delete all the data with the help of the remote wipe feature. This will ensure that confidential files and folders are not accessed by third parties. Additionally, Autotask offers cloud backup integration with real-time backups that allow users to add data from their devices to the backup jobs.

There is also mobile document editing thanks to the integration with Google Docs and Office 365, offering the possibility of editing documents from any device. You can lock files while they are being edited online to avoid confusion between different copies. The file syncing features work in a similar way to consumer cloud storage services. When the software is running on the target computer, mobile device or server, a folder is set up and it becomes the main point for syncing data. All the data in that folder is transferred to Autotask’s cloud, ensuring that they can be distributed to different users and other devices associated to the service.

Avec Autotask, vous pouvez synchroniser un nombre illimité de fichiers et il n'y a aucune restriction quant à leur taille. Les nouveaux projets peuvent être synchronisés automatiquement sur les appareils personnels, mais vous pouvez également ajuster les paramètres pour qu'Autotask vous demande avant d'effectuer une action ou synchroniser toutes les données manuellement. Si vous avez beaucoup de fichiers à synchroniser, vous pouvez utiliser une fonction appelée LAN sync, qui garantit que les fichiers sont synchronisés rapidement entre les appareils d'un même réseau. Bien entendu, Autotask prend également en charge le partage de fichiers, une fonction essentielle pour les entreprises.

Il peut être difficile de trouver un moyen efficace et pratique de partager des fichiers, mais Autotask est prêt à simplifier les choses lorsqu'il s'agit de distribuer des données. Vous serez en mesure d'envoyer des fichiers volumineux à vos clients ou de vous assurer que les projets et les fichiers volumineux sont correctement mis à jour. Les fichiers peuvent être partagés de deux manières principales : en créant un fichier public ou en mettant en place un espace de partage privé. Le lien public peut être créé à partir de l'interface web ou d'une application mobile. La salle de partage privée est une autre option pratique qui vous permettra de partager des fichiers ou des dossiers avec les membres de l'équipe qui ont accès à Autotask Workplace.

La collaboration est un autre élément clé d'Autotask Workplace, car c'est ce qui permet aux entreprises de maintenir leur productivité à un niveau élevé. Les utilisateurs peuvent travailler sur le même projet grâce à l'option de partage. Il est possible de partager un projet via le bureau, en donnant accès au dossier à l'aide de l'interface web. Les administrateurs ont un contrôle fort sur un dossier partagé et peuvent gérer efficacement l'accès aux données qu'il contient. Les administrateurs peuvent accorder un accès complet aux membres de l'équipe ou ils peuvent définir des autorisations limitées telles que la création et la modification ou la lecture seule. Autotask offre également des options de sauvegarde dans le nuage, de reporting et d'audit.

Conclusion

Autotask Workplace est une solution efficace pour les entreprises qui souhaitent améliorer la façon dont elles gèrent leurs données. Il donne aux administrateurs beaucoup de pouvoir pour gérer l'accès et les permissions d'éditer les données. Il s'agit d'un outil qui permet un contrôle technique avancé, mais qui est suffisamment simple pour que tout le monde puisse le gérer. La solution couvre tous les aspects importants de la gestion des données dans le nuage au niveau de l'entreprise. Le logiciel (en particulier l'application iOS) offre une grande qualité et peut aider les entreprises à travailler sur leurs projets de manière plus efficace.