7 Hibrit Konferansta Başarıya Ulaşmak İçin En İyi Uygulamalar

Konferanslar yeni bilgiler öğrenmek için harika bir yoldurdiğer profesyonellerle ağ kurabilir ve işinizi potansiyel müşterilerin önüne çıkarabilirsiniz. Ancak, tüm konferanslar eşit yaratılmamıştır. Hibrit konferansınızda başarılı olmak istiyorsanız, bazı en iyi uygulamaları takip etmeniz gerekir. Aşağıda başarıya ulaşmak için 7 hibrit konferans en iyi uygulaması yer almaktadır.

1. Teknoloji söz konusu olduğunda Zoom'un ötesine geçin.

Teknoloji söz konusu olduğunda Zoom'un ötesine geçmek, hibrit konferansınızda başarıya ulaşmanın harika bir yolu olabilir. Zoom video konferans için harika bir platform olsa da, konferansınız için daha da fazla özellik ve fayda sağlayabilecek başka platformlar da var. 

Her platformun konferansınızı daha başarılı kılmak için kendine has özellikleri ve avantajları vardır. Örneğin, WebEx güçlü işbirliği araçları sağlarken, Skype Outlook ve Office 365 ile entegrasyon sunar. Seçin doğru hibrit etkinlik yönetim platformu İhtiyaçlarınıza ve hedeflerinize en uygun hibrit konferansı seçerseniz, başarılı bir hibrit konferans geçireceğinizden emin olabilirsiniz.

2. Toplantı kolaylaştırıcıları veya yapımcıları kullanın.

Hibrit konferansınızın başarılı olmasını sağlamanın bir yolu da toplantı kolaylaştırıcıları veya yapımcıları kullanmaktır. Bu profesyoneller, tüm katılımcıların katılım fırsatına sahip olmasını ve genel gündemin takip edilmesini sağlayarak etkinliğin yolunda gitmesine yardımcı olabilir. Ayrıca satıcılarla koordinasyon ve oda atamalarının yapılması gibi lojistik işlemlerin yönetilmesine de yardımcı olabilirler.

If you’re not familiar with using a meeting facilitator or producer, don’t worry – there are plenty of resources available to help you get started in the right direction on the internet.

3. İlgili içeriği önceden paylaşın - ve beklentileri karşılayın.

Çoğu kişi için hibrit bir konferansa katılmak bilinmeyen bir bölgedir. İlgili içeriği paylaşarak ve beklentileri önceden karşılayarak, katılan herkes için başarılı bir deneyim sağlamaya yardımcı olabilirsiniz. Özellikle şu konularda ayrıntılı bilgi verdiğinizden emin olun:

• Katılımcıların konferanstan bekleyebilecekleri
• Etkinlik için nasıl hazırlanmalılar
• Ne tür ağ kurma fırsatları mevcut olacak?

By setting clear expectations upfront, you’ll help ensure that everyone has an enjoyable and productive conference experience. Hybrid conferences present unique opportunities — and challenges — so it’s important to take the time to plan accordingly.

4. Düzenli olarak planlanan toplantıların başlangıç saatini değiştirin.

Düzenli olarak planlanan toplantıların başlangıç saatinin değiştirilmesi, hibrit bir konferansta başarıya ulaşılmasına yardımcı olabilir. Bunun nedeni, toplantı başladığında tüm katılımcıların hazır bulunmasını ve katılmaya hazır olmasını sağlamaya yardımcı olabilmesidir. Ayrıca, hem yüz yüze hem de uzaktan katılanlar için zamanlama çakışmalarını önlemeye yardımcı olabilir.

Toplantılarınıza genellikle belirli bir saatte başlıyorsanız, katılan herkes için daha iyi olup olmadığını görmek için bazen biraz daha erken veya geç başlatmayı deneyin. Ayrıca, özellikle katılımcılarınızın çoğunluğu uzaktan katılacaksa, bazı toplantılarınızı yalnızca çevrimiçi olarak yapmayı da düşünebilirsiniz.

Farklı başlangıç saatleri ve toplantı formatlarını deneyerek ekibiniz için en uygun olanı bulabilir ve hibrit konferansınızda başarılı olabilirsiniz.

5. Önce dijital düşünün.

Hibrit konferansınızla başarıya ulaşmak için, içerik ve pazarlama söz konusu olduğunda dijital öncelikli düşünün. Bu, konuşmacılarınızı, oturumlarınızı ve sponsorlarınızı sosyal medyada ve web sitenizde tanıtarak etkinlikten önce güçlü bir çevrimiçi varlık oluşturmanız gerektiği anlamına gelir. Kayıtları ve katılımı artırmak için e-posta pazarlamasından da yararlanabilirsiniz.

Another important element of thinking digital-first is creating high-quality content for your attendees before, during, and after the event. This could include blog posts, videos, infographics, or even live tweets from the conference. By providing valuable content, you’ll help keep your attendees engaged long after the event has ended.

Finally, make sure to take advantage of all the latest technologies available to enhance your hybrid conference. Use virtual reality to give attendees a sneak peek of the sessions they’ll be attending, or create an interactive event app that provides up-to-date information on speakers and sessions. Whatever technologies you choose to use, make sure they support your overall conference goals.

Dijital öncelikli düşünmek, başarılı bir hibrit konferansa ev sahipliği yapmak isteyen tüm kuruluşlar için çok önemlidir. Bu en iyi uygulamaları takip ederek katılımcılarınızın olumlu bir deneyim yaşamasını ve kuruluşunuzun hibrit bir etkinlik düzenlemenin avantajlarından yararlanmasını sağlayabilirsiniz.

6. Çalışanlarınızdan geri bildirim isteyin ve önerilerini alın.

Asking your employees for feedback is a great way to get started on your hybrid conference journey. Take their suggestions and run with them – after all, they’re the ones who will be affected most by the changes. You may find that some of your employees are hesitant to give feedback at first, but it’s important to encourage them to do so.

The more input you have, the better your conference will be and the more successful it will be. Make sure to thank your employees for their feedback once you’ve implemented it – they’ll appreciate it.

7. Katılımcılar için değerli çıkarımlar oluşturun.

One of the most important aspects of any conference is creating valuable takeaways for attendees. After all, they’re spending their time and money to be there! Make sure you have a plan in place for what content will be delivered and how it will be structured. This way, you can ensure that everyone leaves with something useful.

Buna ek olarak, çeşitli öğrencilere hitap etmek için farklı türde öğrenme deneyimleri sunmayı düşünün. Oturumlar eğitici olabileceği gibi etkileşimli ve ilgi çekici de olabilir. İnsanların konferansınızdan yeni şeyler öğrendiklerini ve bunu yaparken iyi vakit geçirdiklerini hissederek ayrılmalarını istersiniz.

Sonuç olarak

Hibrit konferanslar şirketiniz için başarıya ulaşmanın en iyi yoludur. Hibrit bir konferansa ev sahipliği yapmanın faydaları diğer tüm seçeneklerden çok daha ağır basar, ancak bunun işe yaraması için bir etkinlik düzenlemekten daha fazlası gerekir. Bu tür bir etkinlikte başarılı olmak için kutunun dışında düşünmeye istekli olmanız ve bunu yapabilmeniz gerekir.

If you’ve been looking for ways to increase revenue or find new customers who will love what you have to offer, then now is the time to set up a hybrid conference event.